Privacy

Privacyverklaring Dental Clinics Nederland B.V.

Dental Clinics Nederland B.V., gevestigd in Hilversum en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 32123759, respecteert je privacy en streeft ernaar deze te waarborgen. Wij gaan vertrouwelijk om met de informatie die je ons verstrekt en zorgen voor een zorgvuldige verwerking van je persoonsgegevens, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door ons. Hierin informeren wij je over hoe wij met je gegevens omgaan.

Categorieën van persoonsgegevens en ons doel

Dental Clinics verwerkt persoonsgegevens van verschillende groepen, met name patiënten, maar ook websitebezoekers, huidige en voormalige medewerkers, sollicitanten en externe relaties zoals contactpersonen van leveranciers. Welke persoonsgegevens we voor elke groep verwerken, kan variëren. Wij verwerken alleen persoonsgegevens als we daarvoor een duidelijk doel hebben. Over het algemeen zijn deze doeleinden gerelateerd aan onze rol als tandheelkundige instelling.

Wanneer je onze website dentalclinics.nl bezoekt of onze diensten gebruikt, verzamelen we je persoonsgegevens. Deze gegevens stellen ons in staat om met je te communiceren en onze diensten effectief te leveren. Bij het invullen van het contactformulier op onze website vragen we om je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en met welke Dental Clinics-praktijk je wilt communiceren. Voor patiënten die zich bij ons inschrijven, vragen we om je naam, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN), e-mailadres, telefoonnummer, hoe je aangesproken wilt worden, je volledige adres en, indien gewenst, informatie over extra gezinsleden die je wilt registreren.

Je gezondheidsgegevens zijn essentieel voor het leveren van effectieve medische zorg en worden strikt verwerkt onder het beroepsgeheim en conform wettelijke regels. We gebruiken je contactgegevens om afspraken te plannen en te bevestigen, wat essentieel is voor een optimaal zorgtraject. Voor de financiële afhandeling van de behandelingen verwerken wij de benodigde gegevens om facturen op te stellen en te verzenden naar je zorgverzekeraar.

Wij verwerken gegevens voor intern onderzoek en kwaliteitscontroles, wat helpt bij het continu verbeteren van onze dienstverlening. Dit omvat ook het registreren en afhandelen van klachten.

Privacyverklaring Dental Clinics Nederland B.V.

Categorieën van persoonsgegevens en ons doel

Wij verwerken gegevens voor intern onderzoek en kwaliteitscontroles, wat helpt bij het continu verbeteren van onze dienstverlening. Dit omvat ook het registreren en afhandelen van klachten.

Rechtsgrond voor verwerking

Om je gegevens te mogen verwerken, is er op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) een grondslag nodig. Hieronder staan de verschillende grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens:

Toestemming
Vitaal belang
Wettelijke verplichting
Algemeen belang
Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst
Gerechtvaardigd belang

De kern van onze gegevensverwerking is de uitvoering van de behandelovereenkomst die je met ons aangaat. Dit omvat alle aspecten van je medische zorg, van het plannen en beheren van afspraken tot de directe medische behandelingen die wij verstrekken, conform de wettelijke regels inclusief het beroepsgeheim. Daarnaast verwerken we je gegevens voor het beheer van onze communicatie met jou, zoals het verzenden van patiëntbrieven.

De verwerking van je persoonsgegevens voor facturatie en declaratie valt ook onder wettelijke verplichtingen. We moeten een nauwkeurige administratie van financiële transacties bijhouden om te voldoen aan gezondheidszorgreguleringen en belastingwetten. Dit omvat het zorgvuldig documenteren van alle behandelingen die zijn uitgevoerd, de kosten ervan, en het verstrekken van deze gegevens aan zorgverzekeraars of direct aan patiënten.

In sommige gevallen hebben we je toestemming nodig voor het verwerken van je persoonsgegevens. Bijvoorbeeld voor het gebruik van sommige cookies op de website. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.

In andere gevallen gebruiken we de rechtsgrond ‘gerechtvaardigd belang’. Bijvoorbeeld voor activiteiten zoals het informeren over dienstverleningswijzigingen en kwaliteitscontroles. Dit omvat ook de verwerking van gegevens voor het aanbieden van aanvullende diensten die niet direct verband houden met de behandelovereenkomst. Deze activiteiten zijn essentieel voor het verbeteren van onze diensten en het beveiligen van je gegevens.

Cameratoezicht

Voor de veiligheid van onze medewerkers, patiënten, sollicitanten en ter bescherming van onze praktijklocatie(s) en/of kantoor(en) tegen criminaliteit gebruiken we cameratoezicht. We nemen zowel binnen als buiten onze perimeter op. Daarom is het mogelijk dat we je opnemen wanneer je een van onze praktijken of kantoren bezoekt. Wees je ervan bewust dat dit om veiligheidsredenen is en we gaan zorgvuldig om met deze beelden.

Gebruik van derden voor gegevensverwerking

We schakelen ook derden in om je persoonsgegevens te verwerken. Deze staan bekend als verwerkers, en we sluiten verwerkingsovereenkomsten met hen af wanneer dat nodig is. Bijvoorbeeld, we gebruiken derden voor verwerkingsactiviteiten, zoals hosting, onze Microsoft tenants en andere diensten. Dit doen we altijd op een zorgvuldige manier en hiervoor nemen we de benodigde organisatorische, technische en contractuele maatregelen om te zorgen dat je persoonsgegevens beschermd zijn. Als dit wettelijk vereist is, delen we je persoonsgegevens met de relevante autoriteiten. We dragen geen persoonsgegevens over aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zonder adequate waarborgen.

Bewaren van persoonsgegevens

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk en we houden ons aan bewaartermijnen die door wettelijke bepalingen zijn vastgesteld. Voor het bewaren van je medische gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van 20 jaar uit de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (hierna: WGBO). Naast de WGBO houden we ook rekening met bewaartermijnen die voortvloeien uit andere wetgeving. Voor financiële gegevens, zoals betaalgegevens, geldt dat wij de wettelijke fiscale bewaarplicht van 7 jaar hanteren.

Beveiligen van persoonsgegevens

We beschermen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Bijvoorbeeld, alle medewerkers die persoonsgegevens verwerken of inzien zijn verplicht tot geheimhouding. Alleen medewerkers die je gegevens nodig hebben om hun werk uit te voeren, hebben toegang tot je gegevens. Daarnaast gebruiken we een gelaagde beveiligingsstrategie inclusief: netwerksegmentatie, firewalls, endpoint security, 24/7 monitoring van onze systemen, logging, back-ups voor herstel en multifactorauthenticatie. Dit garandeert de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de IT-omgeving zo veel mogelijk.

Verwijzingen naar websites van derden

Om je van dienst te zijn, hebben we op onze websites verwijzingen opgenomen naar websites van derden via hyperlinks. Bijvoorbeeld naar de website van TopOrtho, KNMT, en wetenschappelijke onderzoeken. Wij wijzen je erop dat bij het bezoeken van deze websites de voorwaarden uit de privacyverklaring van deze derde partijen van toepassing zijn. Wij raden je aan de privacyverklaring van deze websites te lezen voordat je ze verder gebruikt. Wij zijn niet verantwoordelijk voor deze websites of de verwerking van persoonsgegevens door deze websites van derden.

Gebruik van cookies

Wij gebruiken cookies op onze website. Een cookie is een klein tekstbestand dat door je browser op je apparaat wordt opgeslagen en dat informatie van je apparaat naar servers stuurt en – in het geval van tracking cookies – bijvoorbeeld naar Google en Facebook.

Wij gebruiken de volgende cookies:

Functionele cookies: die technisch noodzakelijk zijn om je website-ervaring te optimaliseren en te beveiligen. Deze cookies kunnen niet worden uitgeschakeld.
Statistische cookies: wij gebruiken statistische cookies om bij te houden hoe bezoekers de website gebruiken en hoe effectief onze marketingcampagnes zijn. De statistische gegevens worden anoniem opgeslagen (een deel van het IP-adres wordt gewist). Deze gegevens kunnen dus niet worden herleid naar specifieke personen.
Cookies voor persoonlijke voorkeuren en advertenties (tracking cookies). Deze cookies kunnen worden uitgeschakeld als je dat wilt. Wij gebruiken deze cookies om je instellingen en voorkeuren te onthouden. Dit stelt ons in staat advertenties en banners effectiever af te stemmen op je voorkeuren.

Ook kun je je toestemming op elk moment wijzigen of intrekken. Ga daarvoor naar https://www.dentalclinics.nl/cookies/.

Jouw rechten

De AVG geeft je bepaalde rechten als individu. Lees hieronder welke rechten en hoe deze uit te oefenen:

Recht op informatie. Je hebt het recht te weten welke gegevens wij over je verwerken en met welk doel. In deze privacyverklaring wordt uiteengezet hoe wij omgaan met je persoonsgegevens.
Recht op inzage. Je kunt inzage verzoeken in de persoonsgegevens die wij verwerken en je hebt recht op een kopie van die gegevens.
Recht op rectificatie. Als de persoonsgegevens die wij verwerken onjuist zijn, heb je het recht deze te laten corrigeren. Bijvoorbeeld als je adres is gewijzigd.
Recht op gegevenswissing. Je hebt het recht om ons te verzoeken je persoonsgegevens te wissen als je vindt dat ze niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld. Je kunt dit recht uitoefenen door ons een verzoek te sturen. Als er geen andere reden is om je gegevens te bewaren, zoals een wettelijke plicht, zullen we aan je verzoek voldoen. Bijvoorbeeld, als je wilt dat we je contactgegevens verwijderen nadat je bent overgestapt naar een andere tandartspraktijk, kun je ons dit laten weten en zullen we je gegevens uit onze systemen verwijderen.
Recht op dataportabiliteit. Dit betekent dat je in bepaalde situaties de gegevens die wij over je hebben, kunt laten overdragen naar bijvoorbeeld een andere tandarts. Maar dit is alleen mogelijk als je je uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven voor de verwerking van deze gegevens of als er een overeenkomst is.
Recht op beperking. In sommige gevallen kun je de verwerking van je persoonsgegevens tijdelijk laten blokkeren. Bijvoorbeeld, als je twijfelt over de nauwkeurigheid van de medische gegevens die we hebben geregistreerd en je wilt deze gegevens laten controleren, kun je verzoeken de verwerking van deze specifieke gegevens te pauzeren totdat hun nauwkeurigheid is bevestigd
Recht van bezwaar. Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens. Als je een geldige reden hebt, zullen wij de verwerking stopzetten. Bijvoorbeeld, als je bezwaar maakt tegen het gebruik van je contactgegevens voor het ontvangen van herinneringen voor toekomstige afspraken via sms of e-mail, kun je dit kenbaar maken en zullen we deze wijze van communicatie niet meer gebruiken voor je afspraken.
Intrekken van toestemming. Als je ons toestemming hebt gegeven voor de verwerking van je persoonsgegevens, kun je deze toestemming altijd intrekken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via e-mail of telefonisch. De contactgegevens van alle Dental Clinics Praktijken vind je op onze website: www.dentalclinics.nl/tandarts/. Ben je gemachtigd om namens een patiënt een verzoek in te dienen zoals hierboven beschreven, dan kun je contact opnemen met de Privacy Officer via privacy@dentalclinics.nl. Wij zullen binnen 1 maand op je verzoek reageren en, indien mogelijk, binnen deze termijn je verzoek afhandelen.

Klachten of vragen

Als je vragen of klachten hebt over de verwerking van je gegevens, neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming via privacy@dentalclinics.nl. Daarnaast heb je het recht om een officiële klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In Nederland kun je contact opnemen met de “Autoriteit Persoonsgegevens” https://autoriteitpersoonsgegevens.nl